Assistant(e) Administrative pour Courtier Immobilier

By | March 18, 2021

Job Description

Assistant administratif personnel et coordinateur des transactions

Soutenir un courtier immobilier
Organiser et classer les documents en version électronique et papier
Produire des lettres, des communications, des listes et des rapports
Traiter tous les appels entrants et les courriels
Organiser et planifier des rendez-vous par téléphone et avec le logiciel d’administration
Horaire:

Lundi – vendredi de 9-17h (flexible)

Dossier d’emploi:

Nous recherchons un assistant administratif personnel et un coordinateur de transactions pour effectuer diverses tâches administratives. La fonction d’assistant administratif consiste notamment à apporter un soutien au courtier immobilier, à répondre aux besoins quotidiens du bureau et à gérer ainsi qu’à organiser les activités administratives générales de la société.

Le candidat doit avoir une maîtrise orale et écrite du français et de l’anglais.

Que fait un assistant administratif?

Les responsabilités de l’adjointe administrative comprennent la préparation des rapports et la maintenance des systèmes de classement approprié, la planification des rendez-vous et des visites. Le candidat idéal doit posséder d’excellentes compétences organisationnelles et pouvoir organiser son travail à l’aide des divers programmes en ligne pour les courtiers immobiliers (Prospectsweb, Matrix, EZMax).
Si vous avez également une expérience en tant qu’adjoint administratif et une connaissance de notre secteur, nous aimerions vous rencontrer.

L’assistant administratif efficace assurera efficacement le fonctionnement quotidien de notre bureau.

Responsabilités

Maintient un système de classement organisé en version électronique
Recherche les titres de propriété, les taxes, l’adresse du propriétaire et les numéros de téléphone
Élabore les feuilles de listing de Centris avec les informations de propriété correctes
Organise et fixe les rendez-vous et les visites
Aide à la préparation de rapports réguliers
Met à jour et maintient les politiques et procédures du bureau
Rédige et distribue les courriels, les rapports de correspondance et les lettres
Coordonne les nouvelles inscriptions et finalise les transactions une fois les offres acceptées
Répond aux appels téléphoniques et aux courriels
Exigences

Compétences organisationnelles démontrées
Excellentes compétences en gestion du temps et capacité à hiérarchiser les tâches
Souci du détail et aptitude à résoudre les problèmes
Aptitude confirmée à écrire en français et en anglais en utilisant la grammaire, l’orthographe et la ponctuation appropriées.
Expérience confirmée en tant qu’assistante administrative
Connaissance des systèmes et des procédures de gestion de bureau
Maîtrise de MS Office (MS Excel et MS Word, PDF en particulier)
Excellentes compétences en communication verbale en français et en anglais
Type d’emploi: Temps partiel

Salaire: 35,000$ – 40,000$ + Bonus de performance

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English:

Administrative Assistant Responsibilities:

Providing support to a real estate broker
Organizing and filing documents electronically and paper format
Producing letters, communications, lists and reports
Handle all incoming calls and emails
Organizing and scheduling appointments by telephone and with admin software
Schedule: Monday to Fridays 9:00am – 5:00pm
Job brief

We are looking for a personal Administrative Assistant and transaction coordinator to perform a variety of administrative tasks. Duties of the Administrative Assistant include providing support to a Real Estate Broker, assisting in daily office needs and managing and organizing our company’s general administrative activities. The candidate must be fluent in both French and English, oral and written.

What does an Administrative Assistant do?

Administrative Assistant responsibilities include preparing reports and maintaining appropriate filing systems, scheduling appointments and visits. The ideal candidate should have excellent organizational skills and be able to organize their work using various online programs for real estate brokers (Prospectsweb, Matrix, EZMax).

If you also have previous experience as an administrative assistant and familiarity within our industry, we’d like to meet you.

Ultimately, a successful Admin Assistant should ensure the efficient and smooth day-to-day operation of our office.

Responsibilities

Develops and maintain an organized filing system both paper and electronic
Researches property titles, taxes, owners address and phone numbers
Develops Centris listing sheets with correct property information
Organizes and schedule appointments and visits
Assists in the preparation of regularly scheduled reports
Updates and maintain office policies and procedures
Writes and distributes emails, correspondence reports and letters
Coordinates and finalizes transactions once offers have been accepted
Answers phone calls and emails
Requirements

Demonstrated organizational skills
Excellent time management skills and the ability to prioritize work
Attention to detail and problem solving skills
Demonstrated ability to write in French and English using appropriate grammar, spelling and punctuation.
Proven experience as an administrative assistant
Knowledge of office management systems and procedures
Proficiency in MS Office (MS Excel and MS Word, PDF in particular)
Excellent verbal communication skills in French and English
Full time

30,000 – 40,000$ + bonus

Application Deadline: 2021-03-26

Type d’emploi : Temps Plein, Contractuel, Permanent

Salaire : 30 000,00$ à 40 000,00$ par an

Mesures COVID-19:
Yes

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